Modelli di flusso/revisione

Processo approvazione documenti
Indice 

 

 

 Scopo 

 

 

 Ambito di applicazione 

 

 

 Definizioni 

 

 

 Responsabilità 

 

 

 Descrizione del processo  5.1 Creazione del documento  5.2 Revisione interna  5.3 Invio per approvazione  5.4 Verifica e feedback  5.5 Approvazione finale  5.6 Distribuzione e archiviazione 

 

 

 Monitoraggio e aggiornamento 

 

 

 Allegati e moduli 

 

 

 

 1. Scopo 

 Definire le modalità e le responsabilità per la revisione, l’approvazione e la gestione dei documenti aziendali al fine di garantire qualità, coerenza e conformità normativa. 

 2. Ambito di applicazione 

 Il processo si applica a tutti i documenti aziendali che richiedono un’approvazione formale prima della loro distribuzione e utilizzo. 

 3. Definizioni 

 

 

 Documento: qualsiasi file o testo che contiene informazioni ufficiali da approvare. 

 

 

 Approvatore: persona o gruppo responsabile della verifica e approvazione del documento. 

 

 

 Proponente: chi crea o propone il documento per l’approvazione. 

 

 

 4. Responsabilità 

 

 

 Proponente: redige il documento e lo sottopone al processo di approvazione. 

 

 

 Approvatori: esaminano, revisionano e approvano o respingono il documento. 

 

 

 Ufficio qualità / documentazione: monitora il processo e assicura il corretto archiviazione. 

 

 

 5. Descrizione del processo 

 5.1 Creazione del documento 

 Il proponente redige il documento in base alle necessità operative o normative, seguendo le linee guida aziendali. 

 5.2 Revisione interna 

 Il documento viene sottoposto a una prima revisione interna per controlli preliminari su contenuti, formato e completezza. 

 5.3 Invio per approvazione 

 Il documento revisionato viene inviato agli approvatori designati tramite il sistema di gestione documentale o email, allegando eventuali istruzioni. 

 5.4 Verifica e feedback 

 Gli approvatori esaminano il documento, possono richiedere modifiche o chiarimenti. Il proponente apporta eventuali correzioni. 

 5.5 Approvazione finale 

 Una volta soddisfatte le condizioni, gli approvatori firmano o confermano formalmente l’approvazione del documento. 

 5.6 Distribuzione e archiviazione 

 Il documento approvato viene distribuito agli utenti interessati e archiviato in modo sicuro per garantire tracciabilità e reperibilità. 

 6. Monitoraggio e aggiornamento 

 L’ufficio qualità o responsabile della documentazione monitora periodicamente i documenti per verificarne l’aggiornamento e la validità. 

 7. Allegati e moduli 

 

 

 Modello di richiesta approvazione 

 

 

 Registro documenti approvati 

 

 

 Checklist di revisione

Modello di richiesta approvazione documento
  

 

 

 

 

 

 Campo 

 Descrizione / Istruzioni 

 

 

 

 

 Titolo Documento 

 (Inserire il titolo completo del documento.) 

 

 

 Numero Versione 

 (Indicare la versione corrente del documento.) 

 

 

 Data Richiesta 

 (Data in cui si invia la richiesta.) 

 

 

 Proponente 

 (Nome e ruolo della persona che propone il documento.) 

 

 

 Descrizione Sintetica 

 (Breve descrizione del contenuto e scopo del documento.) 

 

 

 Motivazione della Richiesta 

 Spiegare il motivo per cui il documento necessita approvazione (es. nuova procedura, aggiornamento, etc.). 

 

 

 Documenti Allegati 

 (Elencare eventuali allegati o riferimenti correlati.) 

 

 

 Approvatori Richiesti 

 (Elencare i nominativi delle persone che devono approvare il documento.) 

 

 

 Firma del Proponente 

 (Firma o conferma elettronica del proponente.) 

 

 

 Data di Scadenza Approvazione 

 (Indicare la data entro cui si richiede l’approvazione.) 

 

 

 

 

 

 Note: 

 La richiesta deve essere inviata tramite il sistema di gestione documentale o via email ai responsabili competenti. 

 Tutte le informazioni devono essere complete per velocizzare il processo di approvazione.

Registro documenti approvati
Numero Documento 

 Titolo Documento 

 Versione 

 Data Approvazione 

 Proponente 

 Approvatore 

 Note 

 

 

 

 

 001 

 Manuale Operativo Generale 

 1.0 

 2025-06-01 

 Mario Rossi 

 Anna Bianchi 

 Prima approvazione 

 

 

 002 

 Procedura Sicurezza 

 2.1 

 2025-05-20 

 Luca Verdi 

 Carlo Neri 

 Aggiornamento annuale 

 

 

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