# Processo approvazione documenti

### **Indice**

1. Scopo
2. Ambito di applicazione
3. Definizioni
4. Responsabilità
5. Descrizione del processo  
     5.1 Creazione del documento  
     5.2 Revisione interna  
     5.3 Invio per approvazione  
     5.4 Verifica e feedback  
     5.5 Approvazione finale  
     5.6 Distribuzione e archiviazione
6. Monitoraggio e aggiornamento
7. Allegati e moduli

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### **1. Scopo**

Definire le modalità e le responsabilità per la revisione, l’approvazione e la gestione dei documenti aziendali al fine di garantire qualità, coerenza e conformità normativa.

### **2. Ambito di applicazione**

Il processo si applica a tutti i documenti aziendali che richiedono un’approvazione formale prima della loro distribuzione e utilizzo.

### **3. Definizioni**

- **Documento:** qualsiasi file o testo che contiene informazioni ufficiali da approvare.
- **Approvatore:** persona o gruppo responsabile della verifica e approvazione del documento.
- **Proponente:** chi crea o propone il documento per l’approvazione.

### **4. Responsabilità**

- **Proponente:** redige il documento e lo sottopone al processo di approvazione.
- **Approvatori:** esaminano, revisionano e approvano o respingono il documento.
- **Ufficio qualità / documentazione:** monitora il processo e assicura il corretto archiviazione.

### **5. Descrizione del processo**

#### **5.1 Creazione del documento**

Il proponente redige il documento in base alle necessità operative o normative, seguendo le linee guida aziendali.

#### **5.2 Revisione interna**

Il documento viene sottoposto a una prima revisione interna per controlli preliminari su contenuti, formato e completezza.

#### **5.3 Invio per approvazione**

Il documento revisionato viene inviato agli approvatori designati tramite il sistema di gestione documentale o email, allegando eventuali istruzioni.

#### **5.4 Verifica e feedback**

Gli approvatori esaminano il documento, possono richiedere modifiche o chiarimenti. Il proponente apporta eventuali correzioni.

#### **5.5 Approvazione finale**

Una volta soddisfatte le condizioni, gli approvatori firmano o confermano formalmente l’approvazione del documento.

#### **5.6 Distribuzione e archiviazione**

Il documento approvato viene distribuito agli utenti interessati e archiviato in modo sicuro per garantire tracciabilità e reperibilità.

### **6. Monitoraggio e aggiornamento**

L’ufficio qualità o responsabile della documentazione monitora periodicamente i documenti per verificarne l’aggiornamento e la validità.

### **7. Allegati e moduli**

- [Modello di richiesta approvazione](https://smartdoc.caber.srl/books/template-di-contenuto/page/modello-di-richiesta-approvazione-documento "Modello di richiesta approvazione documento")
- Registro documenti approvati
- Checklist di revisione