Processo approvazione documenti

Indice 

 

 

 Scopo 

 

 

 Ambito di applicazione 

 

 

 Definizioni 

 

 

 Responsabilità 

 

 

 Descrizione del processo  5.1 Creazione del documento  5.2 Revisione interna  5.3 Invio per approvazione  5.4 Verifica e feedback  5.5 Approvazione finale  5.6 Distribuzione e archiviazione 

 

 

 Monitoraggio e aggiornamento 

 

 

 Allegati e moduli 

 

 

 

 1. Scopo 

 Definire le modalità e le responsabilità per la revisione, l’approvazione e la gestione dei documenti aziendali al fine di garantire qualità, coerenza e conformità normativa. 

 2. Ambito di applicazione 

 Il processo si applica a tutti i documenti aziendali che richiedono un’approvazione formale prima della loro distribuzione e utilizzo. 

 3. Definizioni 

 

 

 Documento: qualsiasi file o testo che contiene informazioni ufficiali da approvare. 

 

 

 Approvatore: persona o gruppo responsabile della verifica e approvazione del documento. 

 

 

 Proponente: chi crea o propone il documento per l’approvazione. 

 

 

 4. Responsabilità 

 

 

 Proponente: redige il documento e lo sottopone al processo di approvazione. 

 

 

 Approvatori: esaminano, revisionano e approvano o respingono il documento. 

 

 

 Ufficio qualità / documentazione: monitora il processo e assicura il corretto archiviazione. 

 

 

 5. Descrizione del processo 

 5.1 Creazione del documento 

 Il proponente redige il documento in base alle necessità operative o normative, seguendo le linee guida aziendali. 

 5.2 Revisione interna 

 Il documento viene sottoposto a una prima revisione interna per controlli preliminari su contenuti, formato e completezza. 

 5.3 Invio per approvazione 

 Il documento revisionato viene inviato agli approvatori designati tramite il sistema di gestione documentale o email, allegando eventuali istruzioni. 

 5.4 Verifica e feedback 

 Gli approvatori esaminano il documento, possono richiedere modifiche o chiarimenti. Il proponente apporta eventuali correzioni. 

 5.5 Approvazione finale 

 Una volta soddisfatte le condizioni, gli approvatori firmano o confermano formalmente l’approvazione del documento. 

 5.6 Distribuzione e archiviazione 

 Il documento approvato viene distribuito agli utenti interessati e archiviato in modo sicuro per garantire tracciabilità e reperibilità. 

 6. Monitoraggio e aggiornamento 

 L’ufficio qualità o responsabile della documentazione monitora periodicamente i documenti per verificarne l’aggiornamento e la validità. 

 7. Allegati e moduli 

 

 

 Modello di richiesta approvazione 

 

 

 Registro documenti approvati 

 

 

 Checklist di revisione