# Template: Come gestire un reclamo

### 1. **Ricezione del reclamo**

1. Accogliere il cliente con cortesia e disponibilità.
2. Ascoltare attentamente la segnalazione, annotando tutti i dettagli essenziali (data, ora, soggetto, descrizione del problema).
3. Confermare al cliente di aver compreso correttamente la natura del reclamo.

### 2. **Registrazione**

1. Inserire il reclamo nel sistema di gestione qualità o nel registro reclami aziendale, assegnando un numero di riferimento univoco.
2. Specificare il canale di ricezione (email, telefono, modulo web, altro).

### 3. **Analisi preliminare**

1. Valutare la natura del reclamo e la sua urgenza.
2. Identificare le aree o i reparti coinvolti.
3. Verificare la documentazione o i dati relativi al caso.

### 4. **Gestione e risoluzione**

1. Assegnare il reclamo al responsabile competente per l’analisi approfondita.
2. Indagare sulle cause e proporre soluzioni o azioni correttive.
3. Comunicare al cliente le tempistiche previste per la risoluzione.

### 5. **Comunicazione al cliente**

1. Aggiornare regolarmente il cliente sullo stato del reclamo.
2. Fornire una risposta chiara, trasparente e cortese al termine dell’analisi.
3. Offrire soluzioni o compensazioni, se del caso.

### 6. **Chiusura del reclamo**

1. Verificare che il cliente sia soddisfatto della soluzione proposta.
2. Registrare la chiusura nel sistema con data e responsabile.
3. Archiviare tutta la documentazione relativa al reclamo.

### 7. **Monitoraggio e miglioramento continuo**

1. Analizzare periodicamente i reclami per individuare trend o problemi ricorrenti.
2. Implementare azioni preventive o migliorative per evitare il ripetersi delle problematiche